30 Ekim 2020, Re-Set Workspace Blog

KURUMLAR VE ÇALIŞANLAR GÖZÜYLE BAKARSAK NELERİ İYİ YAPTIK, KAZANIMLARIMIZ NELERDİR?

Geçen hafta bugün Re-Set Workspace olarak İdil Türkmenoğlu moderatörlüğünde ve PERYÖN desteğiyle Yeni Dönem Çalışma Düzeni ve İyi Uygulamalar Çalıştayı’nı gerçekleşirdik. Katılan herkese yeniden teşekkür eder, 6 Ekim’de çalıştayı tekrarlayacağımızı heyecanla paylaşmak isteriz.

Peryön Akademi, Total Türkiye, INVEON, Sabancı Üniversitesi, Turkcell, YenidenBiz, Fanuc Turkey, Momento, House of Human, Tepe Savunma, Azelis, Karadeniz Holding, Kayalar Kimya, Unifree, Özgün ve Watsons kurumlarından katılan profesyonellerin paylaşımlarıyla çok keyifli bir fikir ve deneyim alışverişi gerçekleştirdik. Pandemi süresince neleri iyi yaptık, kazanımlarımız neler oldu, neleri daha iyi yapabiliriz sorularına cevap aradığımız ve çözüm önerilerimizi, deneyimlerimizi birlikte paylaşarak birbirimizden öğrendiğimiz bir ortam yarattık. Yeni Dönem Çalışma Düzeni ve İyi Uygulamalar Çalıştayı farklı sektörler ve iş gruplarından temsilcilerle bu süreçte yapılan ve yapılacak olan uygulamalara karşı farkındalığımızı arttırdı.

Re-Set Workspace olarak ortak aklı bir araya getirdiğimiz, insanı odağına alan, teknolojiyle doğru şekilde entegre uygulamalarla yeni dönemde devam ediyoruz. İş Dünyası ve Çalışma Alanları Yeni Dönem Raporu’muzda da bahsettiğimiz gibi, insanların yarısı bir süre daha evden çalışacağını düşünüyor. Bizim de hibrit olarak gerçekleştirdiğimiz bu oturum, aslında online görüşmelerin ve etkinliklerin artık hayatımızda ne kadar daha yaygın olduğunu gösteriyor.

Çalıştaya katılan İK Yöneticisi, Genel Sekreter, Satın Alma Uzmanı, Mimar, İK Koordinatörü, İdari İşler Müdürü, Medya ve İletişim Müdürü, Kalite Yönetim Müdürü, Talent Experience, İş Güvenliği Uzmanı, Satış ve İş Geliştirme Müdürü, Uzman Satış Temsilcisi pozisyonlarındaki profesyonellerinin görüşlerini aşağıda okuyucularımızla da paylaşmak istiyoruz.

Kurumlar ve çalışanlar gözüyle bakarsak neleri iyi yaptığımızı düşünüyoruz, kazanımlarımız nelerdir?

“Teknolojiye çok hızlı adapte olduk. Online toplantılara, dijitalleşmeye, Zoom ve Google Meet kullanmaya… Hatta bu süreç boyunca belki ofistekinden daha fazla yoğun çalıştık. İç iletişim etkinliklerini sürdürdük ve birbirimize destek olduk. Hobilerimiz, etkinlik olarak evde neler yapabiliriz konusunda aksiyon alıp psikolojik açıdan destekleyici seminerler gerçekleştirdik. Öğrenmek ve zor zamanları birlikte atlatmak üzerine çalışmalar yapmamız değerli oldu. Ayrıca İK boyutunda da işe alım sürecindeki dijitalleşmeyi unutmamak lazım.”

“Hızlı reaksiyon verdik ve sosyal dayanışmayı iyi yaptık. Çok hızlı mezunlarımıza ulaştık ve onların ihtiyaçlarını dinleyerek onlara tepki verdik. 90’ın üzerinde webinar ve 200 kişinin üzerinde bir kitleye koçluk yaptık.”

“Pandemi başlar başlamaz yönetim kurulumuz ile birlikte çok sık bir araya geldik, hatta arada küçük gruplar halinde de toplantılar düzenledik. Hızlıca programlarımızı sürece uygun olarak planladık. Bu verimi ise sonrasında bir hibe projesine dönüştürdük. Hızlı aksiyon almak, ekiple iletişimde kalmak ve çeviklik bizim için çok değerliydi.”

“Süreç boyunca hiç aksatmadan saha içerisindeki eğitimleri devam ettirdik. Tüm modülleri hızlıca öğrenip saha personelleri çalışanlarının eğitimlerini hemen hemen her gün gerçekleştirdik. Çalışanların uzmanlık alanlarında birbirlerine destek olması için ortam sağladık.”

“Uzaktan çalışma ve toplantıları eksizsiz şekilde devam ettirdik. Ofislerimizdeki havalandırma, ofis düzeni ve çalışan sağlığı için çalışmalar yaptık. Ofis ve mekân düzenlemesi yaparken aynı zamanda literatür ve güncel bilgi takibi üzerine düzenli çalıştık.”

“İletişim ve alt yapı desteğinin çok hızlı sağladık. Önceliği insan sağlığına verdik. Çalışan sağlığının işten daha önemli olduğu bu süreçte evlerinden çalışan IT ve teknoloji ekipleri için de konforun sağlamasına özen gösterdik.”

“Bazı ülkelere özel charter veya tahliye uçuşları ayarladık. Bazen karayolları üzerinden devam ettik. Yaratıcı sonuçlarımız arttı ve gün neyi gerektiriyorsa ona uygun çözümleri bulmak açısından dikkatle çalıştık.”

“Teknolojide büyük bir gelişim yaşadık. Alıştığımız Excel dosyalarımızın yerine bulut uygulamasını kullanmayı kabullendik ve böylece hayatımız çok kolaylaştı; büyük kolaylıkmış. Hele böyle bir zamanda böyle kolaylıkları reddetmenin doğru olmadığını deneyimlemiş olduk.”

“Bir kamu kurumunun verdiği hizmetleri aksatmama sorumluluğuyla bir kriz masası kurduk. Hızlıca uzaktan çalışmaya başlayarak IT altyapımızı oluşturup ciddi ilerleme kaydettik. İş telefonlarımızı cep telefonlarımıza yönlendirdik. Böylece dışarıdan gelen telefonların ulaşmama gibi bir olasılığı kalmadı, bunu çok iyi yönettiğimizi düşünüyorum. Covid öncesinde tedarikçi firmalara ulaşmak konusunda zorlanıyorduk, Covid süresinde ise online olarak 450 kişiyle buluşma fırsatımız oldu.”

“Mavi yakanın bilinçlendirilmesi, farkındalığının arttırılması ve üretim ayağında görsel olarak bilgilendirmeler yaptık, böylece üretim devam ediyor. Artık mavi yakanın kullandığı tüm alanlarda bilgilendirme videoları ve görselleri var (yemekhane, servis vb.) Bu noktada teknolojik olarak geliştiğimizi söyleyebilirim.”

“Turnover rate’ in çok yüksek olduğu bir şirketiz. Şirketteki arkadaşlık ortamını evlerden nasıl sağlayabilir ve bu dinamiği nasıl devam ettirebiliriz üzerine çalışmalar yaptık. Talent Experience’ın çalışanların yanında olduğunu bilmesi açışından toplantılarımızı hep devam ettirdik ve iş devamlılığının yanı sıra sosyal aktivitelerimizi de ihmal etmeden online oyunlar oynadık.”

“Havalimanları içerisindeki bu zorlu süreci çok erken adımlar atarak biraz daha hafif atlattığımızı düşünüyorum. Dış hatların tamamen uçuşa kapanmasıyla tüm mağazalarımız kapandı. Bu süreçte pandemi sertifikasyonu ve eğitimlerimizi devam ettirdik.”

“Mekân bağımsız çalışma ile herkes isteği yerden çalışabilecek hale geldi. Çalışanların işlerini ve yan hak paketlerini koruyacağı iletişimini yaptık. Çalışanların daha güvende hissetmelerini sağlayabilmek için, yemek yardımı yerine kendilerine her yerde kullanabilecekleri bir kart hediye ettik. Dijital olarak sosyalleşmeye devam ederken, dijital erzak paketi uygulamamızı da başlattık.”

“Perakende darbe alırken, kişisel bakım konusunda avantajlı duruma geçtik. Pandemi sürecinin iletişim kasımıza zarar vereceğini düşündüğümüzden, iletişimi daha farklı nasıl geliştirebiliriz diye düşündük. Şirket tepe yöneticileriyle herkesin katılımına açık toplantılar yaptık. Akıllardaki sorulara cevap olacak şekilde videolar paylaştık. Sınıf içi verdiğimiz etkinlikleri micro-learning ve canlı yayın şeklinde devam ettirip interaktif eğitimlere önem verdik.”

“Sahada çalışan personellerimizin sağlığı için çok hızlı bir şekilde aksiyon aldık. Lojistik elemanlarımız da sahada olduğu için onların da sağlığı bizim önceliğimiz oldu. Eğitim, toplantı ve törenlerimizi online’a taşımış olduk.”

“Son derece profesyonel bir işe alım süreci takip ediliyor. Dijital bir kişisel değerlendirme seansı gibi uygulamalarla yeni dönemde kesintisiz işi sürdürmenin önemini, hızlı bir transformasyon ile ise iş birliği fırsatlarının da bu dönemde arttığını gözlemlemekteyiz.”

Toplu bir çıkarım yapıp paylaşılan yorumları belirli gruplar halinde toplandığımızda ise aşağıdaki maddeler çerçevesinde kazanımlarımız ve gelişimlerimiz olduğunu söyleyebiliriz.

Sağlık ve güvenlik

Kriz komisyonu

Teknolojik gelişim, altyapı

İşin kesintisizliği

Hızlı davranmak

Ofislerin ve yan hakların düzenlenmesi

Uluslararası gelişmeleri takip edip uluslararası çalışanları yönetmek

İnsan (dinlemek, güven yaratmak, sosyalleşme, dayanıklılık ve wellness)

Çalıştayın ikinci sorusu ise “Daha neler yapmamız gerekiyor?” oldu. Süreç içerisinde sıklıkla önceden tahmin edemediğimiz durum ve uygulamalarla karşılaşıyoruz. Bu noktada her gün yeniden öğrendiğimiz, paylaştıkça ürettiğimiz çözüm önerilerinin oturumda paylaşılanlarını siz okuyucularımıza da aktarmak istiyoruz.

Daha neler yapabiliriz?

  • İnsanlara tamamen odaklanıp birebir anket uygulaması yapılması
  • Çalışanlarının iç disiplinini ve sosyalleşmelerini destekleyecek etkinliklerin yapılması
  • İş disiplinine yönelik motivasyon, aidiyet arttırıcı, daha bireyselleştirilmiş etkinliklerin organize edilmesi
  • Uzaktan çalışma sistemiyle yöneticilerin artan sorumlulukları dağıtması ve takip etmesi üzerine bir sistemin yaratılması
  • Mezunların geleceğe daha pozitif bakmasını sağlamak ve finansal yönden de daha umutlu bakmak üzerine projelerin geliştirilmesi
  • İşten kopmuş çalışanları tekrar işe bağlamak üzere aksiyonların alınması
  • Toplu taşıma planlamaları, servis kullanımı vb. ulaşım düzenlerinin sağlanması
  • İç çalışanların uzmanlık alanlarında birbirlerine destek olmalarının sağlanması
  • İşçi ve işverenlerin psikolojik alanda desteklenmesi
  • Pozitif yönetim ve kültürün dengeli bir fedakârlık sistemi ile dağılımının sağlanması
  • Temas halinde güven ortamının ve farkındalığın oluşturulması
  • Alınan güvenlik önlemlerinin müşterilere ve çalışanlara gösterilmesi, insanların kendilerini güvende hissetmelerine ortam sağlanması
  • Çalışanlara yan hakların verilmesi
  • STK’ların kurumsal dokümanlar ve prosedürler (sözleşme, teklif vb.) oluştururken yapay zekadan yararlanmalarının sağlanması
  • Öngörülü davranmak ve emek sömürüsü olmadan bir denge kurulmasının sağlanması
  • Çalışanların İK’dan kopmadan destek içinde bir iletişimin sağlanması
  • Alışkanlıkların yeni düzende de devamının sağlanması
  • İş- yaşam dengesinin sağlanması
  • Anlam ve amaçların, kurum kültürü ve dengesinin korunması
  • İnsan psikolojisine odaklanılması
  • İş hayatına tekrar duyguların geri girmesi; vicdan, eşitlik, şefkat

İş Dünyası ve Çalışma Alanları Yeni Dönem Raporumuzu indirmek için aşağıdaki bağlantıya tıklayabilirsiz.

www.resetworkspace.com/rapor

Etiketler:

Re-Set Workspace, Time to Reset, HAN Spaces, Post Covid, Future is Flex, Flex Space, Future of Work, Paylaşımlı Ofis, Kurum Kültürü, Corporate Culture, İnsan Kaynakları, Human Resources, Dijitalleşme, Digitalization