Uzaktan Çalışma Yönetmeliği’yle Hibrit bir Gelecek, Geldi
Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı tarafından Resmi Gazete’de yayımlanan Uzaktan Çalışma Yönetmeliği’ni bu yazımızda sizin için inceledik. Bir süredir uzaktan ya da hibrit çalışan ve yakın zamanda ofise dönmeyecek olan şirketler için uzaktan çalışma sözleşmesiyle artık daha farklı bir geleceğin içerisindeyiz.
Salgın sonrası evden çalışmayı sürdüren şirketlerin, bu sürecin salgından bağımsız olarak sonrasında da devam edeceğini öngörerek uzaktan çalışma yönetmeliklerini geliştirdiklerini görüyoruz. 5 yıl sonra gerçekleşmesi planlanan hızlı dijitalleşme ve dilediğin yerden çalışma kavramı beklediğimizden daha hızlı gelişti. Peki kendimizi birdenbire içinde bulduğumuz bu yeni dönemde uzaktan çalışma alışkanlıklarımız, ihtiyaçlarımız ve araçlarımız nelerdir? Bunları nasıl en ideal seviyede sürdürülebiliriz?
Uzun dönemli uzaktan çalışmaya geçen şirketlere örnek olarak uluslararası gündemde Google, Spotify, Amazon, Salesforce ve Microsoft’u takip ettik. Türkiye’de de Koç Holding 35 bin ofis çalışanının kalıcı olarak uzaktan çalışmaya geçeceğini bildirdi, Sabancı Holding “İşin Geleceğine Uyum” başlıklı basın toplantısında çalışanlarının %75’inin karma modelle uzaktan çalışmaya devam edeceğini açıkladı, Akbank ise Genel Müdürlük ekiplerinin yüzde 52’si uzaktan, yüzde 36’sı hibrit düzende, yüzde 12’si ise ofisten çalışacak şekilde evden çalışmayı kalıcı hale getirdi.
Yeni dönemde Çalışmanın Geleceği (Future of Work) teması altında pek çok kurumsal firma tarafından öneriler, analizler ve yapılandırmalar öne sürülüyor, ortak akıl bir araya getiriliyor. Sabancı Holding’in “İşin Geleceğine Uyum” temasının başlıkları ise Re-Set Workspace kapsamında bahsettiğimiz alanlarla oldukça paralellik gösteriyor:
- İş tanımı uygun herkes uzaktan çalışacak
- Esnek çalışma ve işgücü modelleri genişletilerek, tüm şirketlerde yaygınlaşacak
- Çalışanlara sunulan destekler artırılacak
- İnsan kaynağının geleceğe hazırlanması sağlanacak
Spotify‘ın Şubat 2021’de yaptığı açıklamalara göre ise yaz dönemi itibariyle My Work Mode (Çalışma Modum) modeli kapsamında çalışanlar mekandan bağımsız olarak daha esnek çalışabilecek.
- My Work Mode (Çalışma Modum) – çalışanlar tam zamanlı olarak evden, ofisten veya ikisinin bir kombinasyonu olarak çalışabilecek. Ev ve ofis çalışma modlarının düzenine çalışanlar ve yöneticileri birlikte karar verecek.
- Konum seçenekleri – her çalışanın hangi ülkeden ve şehirden çalıştığı göz önünde bulundurularak daha fazla esneklik sunulacak (bu programın ilk aşamalarında zaman dilimi zorluklarını ve bölgesel kuruluş yasalarını ele almak için bazı sınırlamaları takip edilecek). Burada çalışanlar aynı “Çalışma Modum” esnekliğine sahip ve çalışmak için Spotify ofisinin yakınında olmayan bir konum seçilirs ve ofisten çalışmak isteniyorsa onları ortak çalışma alanı üyeliğiyle destekleyeceğiz.
Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı’nın Resmi Gazete’de yayımladığı yönetmeliğine göre çalışanın ve işverenin anlaşması halinde uzaktan çalışma sözleşmesi yapılabilecek. Yönetmeliğin amacı, uzaktan çalışmanın yapılmayacağı işleri, verilerin korunması ve paylaşılmasına ilişkin işletme kurallarının uygulanmasını ve uzaktan çalışmanın usul ve esaslarını belirlemek.
Yönetmelikte Uzaktan Çalışma: “İşçinin, işveren tarafından oluşturulan iş organizasyonu kapsamında iş görme edimini evinde ya da teknolojik iletişim araçları ile işyeri dışında yerine getirmesi esasına dayalı ve yazılı olarak kurulan iş ilişkisi” olarak ifade ediliyor.
Yönetmeliğin ‘çalışmanın geleceğini’ belirleyen başlıca maddelerini okuyucularımız için kısaca özetledik.
Çalışma mekanının düzenlenmesi
“Gerekli olması halinde, uzaktan çalışmanın yapılacağı mekân ile ilgili düzenlemeler iş yapılmaya başlamadan önce tamamlanır. Bu düzenlemelerden kaynaklanan maliyetlerin karşılanma usulü, uzaktan çalışan ile işveren tarafından birlikte belirlenir.“
Evlerimizin ofise, ofislerin eve dönüştüğü bu dönemde çalışma alanımızın konforu, performansımızı ve süreci sürdürülebilir kılmak adına çok önemli. Çalışma alanlarında insanı odağımıza alıp konforlu ve mutlu mekanlar sunduğumuz HAN Spaces’in kurucu ortaklarından Nurus da dönüşüme hızlıca ayak uydurdu ve evde sağlıklı çalışmanın yollarını sunuyor.
“Bilgisayar dışında omurga sağlığını destekleyen bir çalışma koltuğuna, çalışma masasına, gün ışığına, temiz havaya, doğru aydınlatmaya ve gürültüden uzak bir alana ihtiyacımız var. Bu ihtiyaçlar iş verenlerin çalışanlarını evden çalıştırırken iş sağlığı ve güvenliği kapsamında yeniden düşünmesi gerekenler listesine girmiş oldu.” Güran Gökyay – Nurus YK Başkanı

Malzeme ve iş araçlarının temini ve kullanımı
Uzaktan çalışma sürecinde çalışların var olan işlerini aynı hizmet kalitesi, tempo ve standartlarda devam ettirebilmesi için gerekli ekipman ve ihtiyaçların da sağlanması gerekiyor. Sağlanan iş araçlarının işveren tarafından çalışana teslim edildiğine dair detaylı ve taraflarca imzalı bir belge ile bu düzenleme resmileştirilecek.
“Uzaktan çalışanın mal ve hizmet üretimi için gerekli malzeme ve iş araçlarının iş sözleşmesinde aksi kararlaştırılmamışsa işveren tarafından sağlanması esastır. Bu malzeme ve iş araçlarının kullanım esasları ile bakım ve onarım koşulları açık ve anlaşılır bir şekilde uzaktan çalışana bildirilir.“
İş araçlarının işveren tarafından sağlanması halinde, bunların işçiye teslim edildiği tarihteki bedellerini belirten iş araçları listesi, işveren tarafından yazılı olarak işçiye teslim edilir. İşçiye teslim edilen belgenin işçi tarafından imzalı bir nüshası ise işveren tarafından işçi özlük dosyasında saklanır. İş araçlarının listesi, iş sözleşmesi içerisinde veya sözleşme tarihinde iş sözleşmesine ek olarak düzenlenirse ayrıca yazılı belge düzenlenmesi şartı aranmaz.“
Çalışma süresinin belirlenmesi
Pandeminin ilk aylarında, daha çok kişinin aynı anda evden çalışmayı denediği ve deneyimlediği zamanlarda şahit olduğumuz üzere, kendimizi zaman ve mekan kavramının birbirine karıştığı bir çalışma düzeni içinde bulmamız hiç de zor değil. Sürdürülebilir bir uzaktan çalışma alışkanlığını korumak adına yönetmelikte çalışmanın yapılacağı zaman aralıklarının taraflar tarafından belirlenip onaylanması önem taşıyor.
“Uzaktan çalışmanın yapılacağı zaman aralığı ve süresi iş sözleşmesinde belirtilir. Mevzuatta öngörülen sınırlamalara bağlı kalmak koşuluyla taraflarca çalışma saatlerinde değişiklik yapılabilir. Fazla çalışma işverenin yazılı talebi üzerine, işçinin kabulü ile mevzuat hükümlerine uygun olarak yapılır.“
İletişim
Dijitalleşmeyi böylesine yoğun olarak yaşadığımız bu dönemde kurumların iletişim kanallarını belirlemesi ve kolayca online platformlar üzerinden iletişimde kalması sürdürülebilirlik için oldukça önemli. Bu süreçte kullanıcı kolaylığına ve kurum kültürüne hitap eden dijital kanalların seçilmesi hızlıca dönüşümün sağlanması, günlük hayatımız ve iş iletişim akışımızın birbirine karışmadan yönetilebilmesi için öncelik taşıyor.
“Uzaktan çalışmada iletişimin yöntemi ve zaman aralığı uzaktan çalışan ile işveren tarafından belirlenir.“
Verilerin Korunması
Günümüzde veri gizliliği ve verilerin korunması konusunda hepimiz artık hem daha bilinçli ve hassas, aynı zamanda da halihazırda çalınan ve paylaşılmış verilerimiz konusunda tedirginiz. Kurumlar, Uzaktan Çalışma Yönetmeliği ile birlikte uzaktan çalışma sürecinde bağlı olduğumuz ağın güvenliği, veri transferi ve paylaşımına ilişkin gerekli tedbirleri alabilecekler.
“(1) İşveren; uzaktan çalışanı, işyerine ve yaptığı işe dair verilerin korunması ve paylaşımına ilişkin işletme kuralları ve ilgili mevzuat hakkında bilgilendirir ve bu verilerin korunmasına yönelik gerekli tedbirleri alır.
(2) İşveren, korunması gereken verinin tanım ve kapsamını sözleşmede belirler.
(3) Verilerin korunması amacıyla işveren tarafından belirlenen işletme kurallarına uzaktan çalışanın uyması zorunludur.“
İş Sağlığı ve Güvenliğine İlişkin Tedbirlerin Alınması
İnsan odaklı her kurum kültürünün önceliklendireceği üzere iş sağlığı ve güvenliğine ilişkin tedbirlerin de hukuki olarak korunması, uzaktan çalışma sürecinin yönetilebilmesi için belirleyici bir adım. İş verenin, çalışanının uzun veya kısa vadedeki gereksinimlerini göz önünde bulundurarak sözleşmeyi düzenlemesi, iki taraflı bir anlaşmanın kazan-kazan parametresinde sürdürülebilmesi için değer taşıyor.
“İşveren, uzaktan çalışanın yaptığı işin niteliğini dikkate alarak iş sağlığı ve güvenliği önlemleri hususunda çalışanı bilgilendirmekle, gerekli eğitimi vermekle, sağlık gözetimini sağlamakla ve sağladığı ekipmanla ilgili gerekli iş güvenliği tedbirlerini almakla yükümlüdür.“
HAN Spaces olarak hibrit ve esnek çalışmanın geleceğine yönelik talepleri yakından takip ediyor, çözüm önerilerimiz ve yeni dönem önlemlerimizle, üyelerimize alan açmaya devam ediyoruz. Bireysel/Kurumsal Çözümlerimiz, Üyelik Modelleri ve Hizmetlerimiz için bize hanspaces.com‘dan ulaşabilirsiniz.
Resmi Gazete’de yayımlanan Uzaktan Çalışma Yönetmeliği’nin tümünü buradan inceleyebilirsiniz.