Yeni Dönem Çalışma Düzeni ve İyi Uygulamalar Çalıştayı

Kurumlar ve Çalışanlar Gözüyle Bakarsak Neleri İyi Yaptık, Kazanımlarımız Nelerdir?

Geçen hafta bugün Re-Set Workspace olarak İdil Türkmenoğlu moderatörlüğünde ve PERYÖN desteğiyle Yeni Dönem Çalışma Düzeni ve İyi Uygulamalar Çalıştayı’nı gerçekleşirdik. Katılan herkese yeniden teşekkür eder, 6 Ekim’de çalıştayı tekrarlayacağımızı heyecanla paylaşmak isteriz.

Peryön Akademi, Total Türkiye, INVEON, Sabancı Üniversitesi, Turkcell, YenidenBiz, Fanuc Turkey, Momento, House of Human, Tepe Savunma, Azelis, Karadeniz Holding, Kayalar Kimya, Unifree, Özgün ve Watsons kurumlarından katılan profesyonellerin paylaşımlarıyla çok keyifli bir fikir ve deneyim alışverişi gerçekleştirdik. Pandemi süresince neleri iyi yaptık, kazanımlarımız neler oldu, neleri daha iyi yapabiliriz sorularına cevap aradığımız ve çözüm önerilerimizi, deneyimlerimizi birlikte paylaşarak birbirimizden öğrendiğimiz bir ortam yarattık. Yeni Dönem Çalışma Düzeni ve İyi Uygulamalar Çalıştayı farklı sektörler ve iş gruplarından temsilcilerle bu süreçte yapılan ve yapılacak olan uygulamalara karşı farkındalığımızı arttırdı.

Re-Set Workspace olarak ortak aklı bir araya getirdiğimiz, insanı odağına alan, teknolojiyle doğru şekilde entegre uygulamalarla yeni dönemde devam ediyoruz. İş Dünyası ve Çalışma Alanları Yeni Dönem Raporu’muzda da bahsettiğimiz gibi, insanların yarısı bir süre daha evden çalışacağını düşünüyor. Bizim de hibrit olarak gerçekleştirdiğimiz bu oturum, aslında online görüşmelerin ve etkinliklerin artık hayatımızda ne kadar daha yaygın olduğunu gösteriyor.

Çalıştaya katılan İK Yöneticisi, Genel Sekreter, Satın Alma Uzmanı, Mimar, İK Koordinatörü, İdari İşler Müdürü, Medya ve İletişim Müdürü, Kalite Yönetim Müdürü, Talent Experience, İş Güvenliği Uzmanı, Satış ve İş Geliştirme Müdürü, Uzman Satış Temsilcisi pozisyonlarındaki profesyonellerinin görüşlerini aşağıda okuyucularımızla da paylaşmak istiyoruz.

Kurumlar ve çalışanlar gözüyle bakarsak neleri iyi yaptığımızı düşünüyoruz, kazanımlarımız nelerdir?

“Teknolojiye çok hızlı adapte olduk. Online toplantılara, dijitalleşmeye, Zoom ve Google Meet kullanmaya… Hatta bu süreç boyunca belki ofistekinden daha fazla yoğun çalıştık. İç iletişim etkinliklerini sürdürdük ve birbirimize destek olduk. Hobilerimiz, etkinlik olarak evde neler yapabiliriz konusunda aksiyon alıp psikolojik açıdan destekleyici seminerler gerçekleştirdik. Öğrenmek ve zor zamanları birlikte atlatmak üzerine çalışmalar yapmamız değerli oldu. Ayrıca İK boyutunda da işe alım sürecindeki dijitalleşmeyi unutmamak lazım.”

“Hızlı reaksiyon verdik ve sosyal dayanışmayı iyi yaptık. Çok hızlı mezunlarımıza ulaştık ve onların ihtiyaçlarını dinleyerek onlara tepki verdik. 90’ın üzerinde webinar ve 200 kişinin üzerinde bir kitleye koçluk yaptık.”

“Pandemi başlar başlamaz yönetim kurulumuz ile birlikte çok sık bir araya geldik, hatta arada küçük gruplar halinde de toplantılar düzenledik. Hızlıca programlarımızı sürece uygun olarak planladık. Bu verimi ise sonrasında bir hibe projesine dönüştürdük. Hızlı aksiyon almak, ekiple iletişimde kalmak ve çeviklik bizim için çok değerliydi.”

“Süreç boyunca hiç aksatmadan saha içerisindeki eğitimleri devam ettirdik. Tüm modülleri hızlıca öğrenip saha personelleri çalışanlarının eğitimlerini hemen hemen her gün gerçekleştirdik. Çalışanların uzmanlık alanlarında birbirlerine destek olması için ortam sağladık.”

“Uzaktan çalışma ve toplantıları eksizsiz şekilde devam ettirdik. Ofislerimizdeki havalandırma, ofis düzeni ve çalışan sağlığı için çalışmalar yaptık. Ofis ve mekân düzenlemesi yaparken aynı zamanda literatür ve güncel bilgi takibi üzerine düzenli çalıştık.”

“İletişim ve alt yapı desteğinin çok hızlı sağladık. Önceliği insan sağlığına verdik. Çalışan sağlığının işten daha önemli olduğu bu süreçte evlerinden çalışan IT ve teknoloji ekipleri için de konforun sağlamasına özen gösterdik.”

“Bazı ülkelere özel charter veya tahliye uçuşları ayarladık. Bazen karayolları üzerinden devam ettik. Yaratıcı sonuçlarımız arttı ve gün neyi gerektiriyorsa ona uygun çözümleri bulmak açısından dikkatle çalıştık.”

“Teknolojide büyük bir gelişim yaşadık. Alıştığımız Excel dosyalarımızın yerine bulut uygulamasını kullanmayı kabullendik ve böylece hayatımız çok kolaylaştı; büyük kolaylıkmış. Hele böyle bir zamanda böyle kolaylıkları reddetmenin doğru olmadığını deneyimlemiş olduk.”

“Bir kamu kurumunun verdiği hizmetleri aksatmama sorumluluğuyla bir kriz masası kurduk. Hızlıca uzaktan çalışmaya başlayarak IT altyapımızı oluşturup ciddi ilerleme kaydettik. İş telefonlarımızı cep telefonlarımıza yönlendirdik. Böylece dışarıdan gelen telefonların ulaşmama gibi bir olasılığı kalmadı, bunu çok iyi yönettiğimizi düşünüyorum. Covid öncesinde tedarikçi firmalara ulaşmak konusunda zorlanıyorduk, Covid süresinde ise online olarak 450 kişiyle buluşma fırsatımız oldu.”

“Mavi yakanın bilinçlendirilmesi, farkındalığının arttırılması ve üretim ayağında görsel olarak bilgilendirmeler yaptık, böylece üretim devam ediyor. Artık mavi yakanın kullandığı tüm alanlarda bilgilendirme videoları ve görselleri var (yemekhane, servis vb.) Bu noktada teknolojik olarak geliştiğimizi söyleyebilirim.”

“Turnover rate’ in çok yüksek olduğu bir şirketiz. Şirketteki arkadaşlık ortamını evlerden nasıl sağlayabilir ve bu dinamiği nasıl devam ettirebiliriz üzerine çalışmalar yaptık. Talent Experience’ın çalışanların yanında olduğunu bilmesi açışından toplantılarımızı hep devam ettirdik ve iş devamlılığının yanı sıra sosyal aktivitelerimizi de ihmal etmeden online oyunlar oynadık.”

“Havalimanları içerisindeki bu zorlu süreci çok erken adımlar atarak biraz daha hafif atlattığımızı düşünüyorum. Dış hatların tamamen uçuşa kapanmasıyla tüm mağazalarımız kapandı. Bu süreçte pandemi sertifikasyonu ve eğitimlerimizi devam ettirdik.”

“Mekân bağımsız çalışma ile herkes isteği yerden çalışabilecek hale geldi. Çalışanların işlerini ve yan hak paketlerini koruyacağı iletişimini yaptık. Çalışanların daha güvende hissetmelerini sağlayabilmek için, yemek yardımı yerine kendilerine her yerde kullanabilecekleri bir kart hediye ettik. Dijital olarak sosyalleşmeye devam ederken, dijital erzak paketi uygulamamızı da başlattık.”

“Perakende darbe alırken, kişisel bakım konusunda avantajlı duruma geçtik. Pandemi sürecinin iletişim kasımıza zarar vereceğini düşündüğümüzden, iletişimi daha farklı nasıl geliştirebiliriz diye düşündük. Şirket tepe yöneticileriyle herkesin katılımına açık toplantılar yaptık. Akıllardaki sorulara cevap olacak şekilde videolar paylaştık. Sınıf içi verdiğimiz etkinlikleri micro-learning ve canlı yayın şeklinde devam ettirip interaktif eğitimlere önem verdik.”

“Sahada çalışan personellerimizin sağlığı için çok hızlı bir şekilde aksiyon aldık. Lojistik elemanlarımız da sahada olduğu için onların da sağlığı bizim önceliğimiz oldu. Eğitim, toplantı ve törenlerimizi online’a taşımış olduk.”

“Son derece profesyonel bir işe alım süreci takip ediliyor. Dijital bir kişisel değerlendirme seansı gibi uygulamalarla yeni dönemde kesintisiz işi sürdürmenin önemini, hızlı bir transformasyon ile ise iş birliği fırsatlarının da bu dönemde arttığını gözlemlemekteyiz.”

Toplu bir çıkarım yapıp paylaşılan yorumları belirli gruplar halinde toplandığımızda ise aşağıdaki maddeler çerçevesinde kazanımlarımız ve gelişimlerimiz olduğunu söyleyebiliriz.

Sağlık ve güvenlik

Kriz komisyonu

Teknolojik gelişim, altyapı

İşin kesintisizliği

Hızlı davranmak

Ofislerin ve yan hakların düzenlenmesi

Uluslararası gelişmeleri takip edip uluslararası çalışanları yönetmek

İnsan (dinlemek, güven yaratmak, sosyalleşme, dayanıklılık ve wellness)

Çalıştayın ikinci sorusu ise “Daha neler yapmamız gerekiyor?” oldu. Süreç içerisinde sıklıkla önceden tahmin edemediğimiz durum ve uygulamalarla karşılaşıyoruz. Bu noktada her gün yeniden öğrendiğimiz, paylaştıkça ürettiğimiz çözüm önerilerinin oturumda paylaşılanlarını siz okuyucularımıza da aktarmak istiyoruz.

Daha neler yapabiliriz?

  • İnsanlara tamamen odaklanıp birebir anket uygulaması yapılması
  • Çalışanlarının iç disiplinini ve sosyalleşmelerini destekleyecek etkinliklerin yapılması
  • İş disiplinine yönelik motivasyon, aidiyet arttırıcı, daha bireyselleştirilmiş etkinliklerin organize edilmesi
  • Uzaktan çalışma sistemiyle yöneticilerin artan sorumlulukları dağıtması ve takip etmesi üzerine bir sistemin yaratılması
  • Mezunların geleceğe daha pozitif bakmasını sağlamak ve finansal yönden de daha umutlu bakmak üzerine projelerin geliştirilmesi
  • İşten kopmuş çalışanları tekrar işe bağlamak üzere aksiyonların alınması
  • Toplu taşıma planlamaları, servis kullanımı vb. ulaşım düzenlerinin sağlanması
  • İç çalışanların uzmanlık alanlarında birbirlerine destek olmalarının sağlanması
  • İşçi ve işverenlerin psikolojik alanda desteklenmesi
  • Pozitif yönetim ve kültürün dengeli bir fedakârlık sistemi ile dağılımının sağlanması
  • Temas halinde güven ortamının ve farkındalığın oluşturulması
  • Alınan güvenlik önlemlerinin müşterilere ve çalışanlara gösterilmesi, insanların kendilerini güvende hissetmelerine ortam sağlanması
  • Çalışanlara yan hakların verilmesi
  • STK’ların kurumsal dokümanlar ve prosedürler (sözleşme, teklif vb.) oluştururken yapay zekadan yararlanmalarının sağlanması
  • Öngörülü davranmak ve emek sömürüsü olmadan bir denge kurulmasının sağlanması
  • Çalışanların İK’dan kopmadan destek içinde bir iletişimin sağlanması
  • Alışkanlıkların yeni düzende de devamının sağlanması
  • İş- yaşam dengesinin sağlanması
  • Anlam ve amaçların, kurum kültürü ve dengesinin korunması
  • İnsan psikolojisine odaklanılması
  • İş hayatına tekrar duyguların geri girmesi; vicdan, eşitlik, şefkat

İş Dünyası ve Çalışma Alanları Yeni Dönem Raporumuzu indirmek için aşağıdaki bağlantıya tıklayabilirsiz.

www.resetworkspace.com/rapor

Etiketler:

Re-Set Workspace, Time to Reset, HAN Spaces, Post Covid, Future is Flex, Flex Space, Future of Work, Paylaşımlı Ofis, Kurum Kültürü, Corporate Culture, İnsan Kaynakları, Human Resources, Dijitalleşme, Digitalization

İnsan Kaynakları Uygulamalarının Yeni Döneme Adaptasyonu Nasıl Olacak?

Yeni çalışma modellerinin ortaya çıkmasıyla birlikte şirketler çok hızlı bir şekilde zorunlu olarak dijitalleşmeye başladı. Bu noktada şirketlerin yeni döneme adaptasyonunun sağlanması açışından değerlendirmeye alınması gereken birçok konunun olduğu yadsınamaz bir gerçek. Bu konular göz önünde bulundurularak dikkate alınabilecek maddeleri aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:

  • Teknolojik uygulamaların, ihtiyaca ve verimlilik arttırmaya yönelik olarak uygulamaya alınmasının sağlanması,
  • Sanal ortamın samimiyet eksikliğine sebep olmaması için gerekli önlemlerin alınması,
  • Online eğitim süreçlerinin yeniden şekillendirilerek sanal ortamda etkili öğrenme deneyimi yaratmak için inovatif yöntemlerin ortaya konulması,
  • Kullanılan dijital araçların yeni ihtiyaçlara göre transformasyonunun sağlanması, mevcut dijital ortamların esnekliği ile uyum potansiyellerinin değerlendirilmesi ve online iş süreçlerinin oluşturulması,
  • Bulut üzerinden entegre raporlama sistemlerinin geliştirilmesi,
  • Tanıma takdir uygulamalarının dijital ortamdaki uygulamalarının arttırılması.

İşe Alım tarafında bizi yeni dönemde hem kültür hem de kullanılan araçlar olarak her anlamda farklılıklar bekliyor. Operasyonel gereklilikler doğrultusunda iş gücü planlama sistemlerinin optimizasyonunun sağlanması gerekliliği öne çıkıyor. İnsan Kaynakları departmanlarının oluşturacağı kurum içi komiteler ile kurumun kısa ve uzun vadeli iş gücü ihtiyaçlarının belirlenmesi öncelikli bir aksiyon oluyor.

İşe alım politikalarının güncellenmesi ve online mülakat süreçlerini teşvik eden uygulamaların daha fazla hayata geçeceği bir dönem öngörüyoruz. Hala yüz yüze görüşmeyi ilk sıraya koyan ve online mülakatlara çok güvenmeyen yöneticiler her kurumda bulunuyor. Sadece insan kaynakları profesyonelleri değil, iş birimlerindeki yöneticilerin de online mülakat deneyiminin arttırılması ve yeni kültür aktarımının sağlanması gerekiyor. Yeni dönemde adayı tanıma konusunda sadece mülakatın yeterince sağlıklı olmayacağı, mutlaka farklı envanterlerle adayın daha yakın tanınması, eğer kullanılan araçlar varsa bunların geliştirilmesi ve yenilerinin eklenmesi öngörülüyor.

İşe alım politikaları gözden geçirilip kadın çalışan oranının ekonomiye sağladığı katkı göz önünde bulundurularak yeni iş gücü planlarında dikkate alınmalıdır. Buna ek olarak, çalışanların genel kaygıları işe alım politikalarında da dikkate alınmalı, sağlık sigortası bekleme süresi gibi uygulamaların kaldırılması ile yeni işe alımlarda sunulan değer önermesinin güncellenmesi sağlanmalıdır.

Çalışanların uzun vadede iyi performans göstermeleri ve şirket aidiyetleri için doğru on-boarding süreçlerinin takip edilmesi gerekiyor. İnsan Kaynakları departmanlarının takip edeceği güncel politikalarla birlikte çalışanların sağlık, güvenlik ve kaygıları göz önünde bulundurulmalıdır. Dijital platformlar ve çalışanlara yönelik iletişim kanallarının 360 derece kullanılması ile süreç ve politikaların hayata geçisi daha efektif hale getirilebilir.

  • Performans Yönetimi sistemleri gözden geçirilerek, değişen koşullar, piyasa dinamikleri ve belirsizlik içeren şartların artması nedeni ile yönetim ekibinin odağını fonksiyonel hedeflerden stratejik şirket hedeflerine çevirecek sistemlerin tasarlanması,
  • Performans kriterlerinin uzaktan çalışmayı kapsayacak şekilde revize edilmesi,
  • Özellikle yüksek potansiyelli, yedek ve anahtar çalışanların mekân bağımsız takibi ve desteklenmesi bağlılık ve yetenek yönetimi açısından planlanması,
  • Raporlama Standartları gözden geçirilerek, iç ve dış raporlama standartlarında gerekli revizyonların yapılması,
  • Daha sık ve anında geri bildirimlerin yapılması adına uygulama üzerinden bildirimler yoluyla efektif ve interaktif iletişimin sağlanması,
  • Kritik personel belirlenmesi ve elde tutulmasına ilişkin stratejilerin gözden geçirilmesi gerekmektedir.

Ödüllendirme mekanizmaları gözden geçirilerek, yıl sonu veya aylık, çeyreklik prim sistemlerini besleyen dinamikler göz önünde bulundurarak, dönemsel gelişmeler doğrultusunda güncel ödüllendirme sistemleri oluşturulmalıdır. Online sadakat uygulamaları ile çalışanlara yönelik sadakat ve yan haklar paketleri sağlanması değerlendirilebilir.

İşte tam bu konuda Momento, nitelikli çalışanların ve kurumların hedeflerine ulaşmasının önemini dikkate alarak, çalışan verimliliğinde, bayi sadakatinde ve müşteri memnuniyetinde artış; insan kaynakları, kurumsal pazarlama, idari işler maliyetlerinde ise tasarruf amaçlı projeleri ile tüm süreçleri dijitalize ediyor. Pandemi ile beraber şirketler tüm ödül süreçlerinde teması en aza indiren uygulamaları tercih ediyor. Momento bu süreçte dijital erzak yardımı ürününü devreye aldı. Evden çalışanlar için web tabanlı platformlar ve mobil uygulama üzerinden onlarca markanın dijital kodunu sunmanın yanı sıra evden çalışma verimliliğini artırmak için sandalye, masa, klavye gibi donanım ürünleri de sunmaktadır.

Raporumuzun tümünü indirmek için aşağıdaki linke tıklayabilirsiniz.

http://resetworkspace.com/rapor/

Etiketler:

Re-Set Workspace, Time to Reset, HAN Spaces, Post Covid, Future is Flex, Flex Space, Future of Work, Paylaşımlı Ofis, İnsan Kaynakları, Human Resources, İşe Alım, On-Boarding

Kurum Kültürü ve Esnek Çalışma Yeni Dönemde Nasıl Şekilleniyor?

Pandemi, uluslararası ticarette yaşanan kısıtlamalar, kur dalgalanmalarının yanı sıra senelerdir gündemdeki dijital dönüşümün bir anda dijital adaptasyon meselesi haline gelmesi, Z kuşağının beklentileri, evden çalışma, değişim yönetimi… Kurumlar belirsizliklerle dolu bir dönemden geçerken hem işi hem de çalışanların psikoloji ve verimliliklerini yönetmek noktasında çok bilinmeyenli bir denklemle baş başa kalıyor. Fakat denklemin en önemli bileşeni, belki de yanıtı ‘Kurum Kültürü’.

İşveren markası oluşturmak, iç iletişimi yapılandırmak, kurum kültürünü aidiyet ve ortak hedeflere koşmayı sağlayacak şekilde oluşturmak yıllar alırken, pandemi gibi mücbir bir durum veya ekonomik zorlukların yarattığı gerilim var olan kültürü bir anda erozyona uğratabiliyor. Değişim ve dönüşümün bu denli hızlı yaşandığı iş dünyasında insan kaynakları profesyonellerinin sorumlulukları belki de hiç olmadığı kadar artmış, görünür ve kritik.

İş hayatında bu sürecin öne çıkan kavramları ise Resilience & Agility

Resilience kavramı Türkçe’ye ‘dayanıklılık’ olarak çevrilse de ‘yılmazlık’ kavramın altını daha çok dolduran bir kelime. Agility ise ‘çeviklik’ olarak kullanılsa da tek kelime ile anlamı karşılamak mümkün değil. Merriam Webster sözlüğüne göre “agile” sıfatı, değişen durumlara bilgisi ve kişiliği sayesinde, hızlı, becerikli ve doğru şekilde karşılık verebilen veya uyum sağlayabilen kişi için kullanılır. “Agility” ise bu becerilere sahip olma özelliğine verilen isimdir. Business Agility literatürde “bir organizasyonun iç ve dış ortamdaki değişimleri algılaması ve müşterilerine değer sağlamak için bu yeni duruma göre davranması” olarak tanımlanmaktadır.

Kurum kültürünü ayakta tutmak ve zor dönemlerden birliktelik ile daha da güçlenerek çıkmayı sağlamak için;

  • Resilience & Agility kavramlarının sadece jargonda yer alması değil kurum kültüründe yer etmesinin sağlanması
  • Çalışanların sağlığını güvence altına alacak önlem ve iletişimlerin hızla hayata geçmesi ve sürekli güncellenmesi
  • İstihdamı korunmasına yönelik gereken adımların atılması, planlama ve uygulamalarla pekiştirilmesi
  • Kurum içi inovasyon ve girişimcilik kültürünün desteklenmesi, eğitim ve destek platformlarının hayata geçirilmesi
  • İnovasyon ekiplerinin; değişen sektör dinamikleri doğrultusunda, inovatif fikir ve teknolojiye ortam sağlayacak çalışmalar hazırlaması ve uygulanabilecek fikirleri paylaşması
  • Çalışanın kendi işi ile ilişkisinde, çalışma arkadaşları ve yöneticisi arasında karşılıklı güven ortamı sağlanması
  • Çalışanların çabalarının görüldüğünü ve takdir edildiğini bilmelerinin sağlanması
  • Kapsayıcılığın sağlanması ve aidiyet kavramının olumsuz etkilenmemesi için gerekli çalışmalar yapılması
  • Benzer süreçlerden geçen kurumların iyi uygulama örneklerinin incelenmesi ve çıkarımların yapılması
  • Mevcut çalışanların değerlendirme ve analizlerinin yapılıp, işe alımla için yeni döneme ve geleceğe yönelik beklentilerin netleştirilmesi
  • Çalışanların geleceğe yönelik farklı yetkinlik ve beceriler edinmesi için eğitim programları ve platformlarıyla desteklenmesi gerekiyor.

Kavram olarak esnek çalışma (Flexible Working) geleneksel çalışma modelinin dışında zaman, mekan ve kapsam olarak farklılaşabilen tüm çalışma modellerini içeren bir çatı kavramdır. İşveren veya işin beklentilerine uygun şekilde çalışmayı içerir ve bu çalışmanın normal veya geleneksel diyebileceğimiz çerçeveye uyması gerekmez.

Kaynak: UNWomen Family Friendly Policies and Other Good Workplace Practices in the Context of Covid-19

Bugünkü resme baktığımızda evden çalışma ve ofise dönüş konusundaki yaklaşım oldukça basit görünüyor.

Kaynak: JLL, The Future of Global Office Demand, Global Research, June 2020
Kaynak: JLL, The Future of Global Office Demand, Global Research, June 2020

Esnek çalışmaya geçiş sürecinde çalışanların ve kurumların farklı ihtiyaçları ve alınacak aksiyonların kısa, orta ve uzun vadeli sonuçları göz önüne alınarak bir değerlendirme ve hazırlık çalışması yapılması önem arz etmektedir.

  • Evden çalışma ya da dinamik çalışma saatleri politikaları ve bu kapsamda evden çalışan personelin oluşabilecek hak ve ihtiyaçlarının belirlenmesi
  • Çalışanlara yönelik ihtiyaç ve tutumların tespit edilmesi için segmentasyon ve persona çalışmalarının yapılması
  • Evden çalışma sürecinden etkilenebilecek iş-yaşam dengesinin sağlanması için gerekli önlemler alınması
  • Esnek çalışma koşullarında ortak kurum kültürünü yaşatacak aksiyon ve politikaların belirlenmesi
  • Yöneticilerin çalışanlarından beklentilerini net bir şekilde tariflenmesi
  • Yöneticilerin günlük kontrollerini belli bir yapıya oturtarak çalışanlarıyla günlük düzenli görüşmeler planlaması
  • Elektronik postanın tek iletişim yolu olmaktan çıkarak, video konferans gibi katılımcıların yüz yüze görüşebildiği yöntemlerin kullanılması
  • Yöneticilerin çalışanları tarafından ulaşılabilir olduğu zaman aralıklarını öncesinde belirtmesi
  • Yöneticilerin çalışanlarına cesaret vermesi ve duygusal destek sağlaması gerekiyor.

Raporumuzun tümünü indirmek için aşağıdaki linke tıklayabilirsiniz.

http://resetworkspace.com/rapor/

Etiketler:

Re-Set Workspace, Time to Reset, HAN Spaces, Post Covid, Future is Flex, Flex Space, Future of Work, Paylaşımlı Ofis, Kurum Kültürü, Corporate Culture, Esnek Çalışma, Flexible Working

Gelin, Çalışmanın Geleceğini Beraber Şekillendirelim

Gelin çalışma alanlarının geleceğini, çalışma kültürümüzü birlikte şekillendirelim, standartları birlikte belirleyelim.

İnsanlık tarihi kadar eski bir arayış, insanın nasıl yaşamak ve çalışmayı arzu ettiği… İnsanları bir araya getiren çalışma alanları hanlar ile başlayıp, bürolarda gelişmeye devam etmiş son 30-40 senede ise dünya çapında çalışmanın ve ticaretin simgesi yüksek binalar yani plazalar haline gelmiştir. Plaza insanı işe servisle, metroyla veya hususi aracı ile gelir, kahvesini alır, asansör bekler, ofisine çıkar, şirket içi konumuna göre odasına veya masasına yerleşir, öğlen dışarıda veya yemekhanede yemeğini yer ve mesai bitiminde ‘iş çıkışı’ trafiğinde evine döner. Psikoloji ve felsefe insanın yaşama dair duygu, düşünce, beklenti ve kaygılarına dair alanlardır. Çalışma ise sosyolojinin alanına girer. Bireysel psikolojide yeri olan çalışmaya dair istek ve kaygıların maalesef ülkemizde sosyoloji alanında karşılığı çok kısıtlı.

Çalışma kültürü dünyada ve ülkemizde önce sanayi devrimi sonra ise kırsaldan kente göç ile oluşmuş, beyaz-mavi yakalı, plaza insanı gibi kavramlar üzerinden şekillenmiş, ofislerle sembolize edilmiştir. Dünyanın hangi metropolüne giderseniz benzer yapıları gözlemleyebilirsiniz. Şehrin merkezi iş akslarında yüksek katlı ofis binaları metro ve toplu taşıma istasyonları çevresinde öbeklenerek yan yana sıralanır. 2000’li yıllardan itibaren teknolojinin gelişimi ile çalışma kültüründe değişiklikler gözlemlenmeye başlandı. Dünya çapındaki teknoloji şirketlerinin yatayda büyüyen ve kampüse benzeyen ofisleri yetenekli yeni nesile davetkar ve cazip model haline geldi. Kübik ve kapalı çalışma istasyonları çalışanları birbirinden ayırırdı, son yıllarda açık ofislerin ofis içerisindeki payı giderek arttı. Kapalı odaları statü simgesiyken açık ofisler açık iletişimin ve inovasyonun simgesi haline geldiler.

Yeşil ofisler, LEED sertifikası, enerji verimliliği hassasiyet gösterilen konular idi. Maalesef fabrikalarda İSG öncelikli konu iken plazalarda İSG şirketlerin ve yöneticilerin gündeminde bugünkü hassasiyetle yer almadı. Çoktan hayata geçmiş olması gereken önlemler, regülasyon ve düzenlemeler maalesef musibetlerle tetiklenebiliyor. 17 Ağustos’tan sonra ülkemizde uygulanmaya başlanan deprem yönetmeliği, 11 Eylül’den sonra dünya çapında artan güvenlik önlemleri ve pandemi ile tetiklenen sağlık hassasiyetleri… Krizlerle ve felaketlerle artan hassasiyetler o zaman diliminde belli alanlara odaklanılmasına yol açıyor. İnsanın temel ihtiyaçları ise bugünden yarına değişmiyor aslında hep aynı.

Sağlık, güvenlik, verimlilik, kolaylık, aidiyet ve saygı gibi ihtiyaçlar tercihlerimize yön veriyor. Odağımıza insanı aldığımızda yanıtları bulmak kolaylaşıyor. Çalışanların ofise dönüş sürecine yönelik kısa vadeli önlemlerin de ötesinde artık işin yapıldığı binaların bütünsel olarak İSG, teknoloji, sürdürülebilirlik perspektifleri ile tasarlanması, binaların girişinden çıkışına insanı odağına alan bir deneyim haritası ile planlanması, bina içinde ve dışında çalışanlara yönelik tüm hizmetlerin uçtan uca kurgulanması gerekiyor. 

Aylardır ofisten uzak, insanlarla hiç temas etmeden geçirilen zamanın iş hayatındaki ilişkilere de etkisinin olması bekleniyor. Karantina döneminde geliştirilen iletişim yöntemleri, davranış biçimleri, günlük aktiviteler, hatta yemek yeme alışkanlıkları bile iş hayatında yeni bir düzenin habercisi olarak görülüyor. Ayrıca daha uzun ve verimsiz toplantılar yerine kısa ve öz görüşmeler, her anı daha değerli ve verimli kılan uygulamalar, wellbeing (iyi yaşam) uygulamaları iş dünyasının geleceğindeki kalıcı değişikliklerden bazıları olmaya aday. Senelerdir konuşulan dijital dönüşüm de bu minvalde tetiklendi ve öncelikli konu ve yaşamın içinden bir olgu haline geldi. Artık dijital dönüşümü konuşmuyor, planlamıyoruz, artık dijital dönüşümün içerisindeyiz, şimdi konuşmamız gereken dijital adaptasyon.

Şirketlerin ortalama ömrü kısaldı, bu sürekli bir değişim ve dönüşüm ihtiyacı yaratıyor. Doğru ürünü pazara sunmanın yolu tüketiciyi anlamaktan, yeni nesil tüketiciyi anlamanın yolu ise yeni nesil çalışanlardan geçiyor. Teknoloji kullanıcıların hayatını kolaylaştırmak için var, daha basit ara yüzler, birbiri ile entegre olan konuşan sistemler, gündelik eforu, operasyonu azaltan çözümler, komplike süreçleri basitleştiren uygumalar…

Bu yeni dönemin altyapı, bulut çözümlerinin yanı sıra KVVK gibi güvenlik protokollerini, Proptech ve yapay zeka uygulamalarını geliştirerek, toplantı ve iş yapış teknolojilerini pratikleştirip yaygınlaştırarak klasik anlayışı baştan aşağı değiştirmeye hazırlandığını söyleyebiliriz. Bütün bu teknolojik sıçrama inovasyon, kurum içi girişimcilik ve tepe yönetimden tüm ekibe yayılan esneklik ve çeviklik kültürü ile ve tabi ki çalışan haklarını ve iş yaşam dengesini gözeten bir anlayış ile desteklenmeli.

Kaynak: EY, The future of work is changing. Will your workforce be ready?

Raporumuzun tümünü indirmek için aşağıdaki linke tıklayabilirsiniz.

Raporumuzun tümünü indirmek için aşağıdaki linke tıklayabilirsiniz.

http://resetworkspace.com/rapor/

Etiketler:

Re-Set Workspace, Time to Reset, HAN Spaces, Post Covid, Future is Flex, Flex Space, Future of Work, Paylaşımlı Ofis

İş Dünyası Eski Çalışma Düzenini Resetliyor

Re-Set Workspace iş dünyasının en geniş katılımlı ve kapsamlı raporu ile yeni döneme rehberlik ediyor.

HAN Spaces olarak yeni dönemde insanı odağına alan, sürdürülebilir, teknolojiye doğru şekilde entegre olan çalışma alanları ve iş kültürü için standartları ortak akıl ile hep birlikte ortaya koymayı, ofislere dönüşün sağlıklı ve verimli olması ile ülkemiz ekonomisine ve insan sağlığına katkıda bulunmayı hedefledik ve Re-Set Workspace’i kurduk. Düzenlediğimiz araştırmalar, oturumlar ve komisyonlar sonucunda ‘Türkiye İş Hayatı ve Çalışma Alanları Yeni Dönem Raporu’nu kamuoyu, iş dünyası ve bakanlıklarla paylaşıyoruz. Ideathon’da mimariden, insan kaynaklarına, teknolojiden, sağlık ve sürdürülebilirliğe farklı platformlarda yer alan 60 lider ile 12 hafta boyunca iş hayatımıza ve yaşamımıza etki eden farklı konuları farklı bakış açılarına yer vererek tartıştık. FutureBright araştırma şirketi çalışanların beklentilerini ortaya koyan kalitatif ve kantitatif araştırmalar düzenledi. İnsan, Çalışan Sağlığı ve İş Yeri Güvenliği, Sürdürülebilirlik, Tasarım, Teknoloji ve Çalışma Alanlarının Geleceği alanlarında 6 komisyona 120 üst düzey yönetici, uzman ve akademisyen değerli görüş ve önerileri ile katkı verdi.  Esnek çalışmadan, yeni dönem çalışma modelleri ve teknolojik adaptasyona, hukuki mevzuattan, iş yaşam dengesi ve sürdürülebilirliğe, ofise dönüşte alınması gereken önlemlerden çalışma alanlarındaki tasarım ve altyapısal değişikliklere kadar iş kültürü ve çalışma alanlarını her yönden ele aldık. Tüm dünyanın ilk defa deneyimlediği bir sürecin içerisinden geçerken trendleri öngörsek de, farklılaşan ihtiyaçlara yönelik tek tip çözüm veya reçete sunmak doğru değil. Bu platformda iş dünyasının en geniş katılımlı ve kapsamlı raporu ile yeni döneme rehberlik ediyoruz. Bu denli belirsizliklerle dolu bir dönemde ortak aklı bir araya getiriyor, standartları ve iyi uygulamaları ortaya koyuyoruz.

Raporumuzun tümünü indirmek için aşağıdaki linke tıklayabilirsiniz.

http://resetworkspace.com/rapor/

Re-Set Workspace, MESS ve Nurus ana sponsorluğunda, Turk-Net co-sponsorluğunda, Bahçeşehir Üniversitesi, Bilişim Vadisi, Girişimcilik Vakfı, Great Place to Work,İDEALİST İç Mimarlık Derneği, Özyeğin Üniversitesi ve PERYÖN (Türkiye İnsan Yönetimi Derneği) gibi değerli paydaşların katılımı ve Alkaş organizasyonuyla hayata geçti. Cisco, Daikin, Doğa HSE, EY, Hafele, ISS, IFS, Johnson Controls, Kayalar, Labirent, Logitech, Mey Diageo, Momento, Ofix, Organik Kimya, Özay Hukuk, Rasyotek, Samur Halı, Schneider Electric, Sensormatic, Servis 365, Tahincioğlu, Vemus gibi hem ofiste çalışan hem de ofis için çalışan şirketlerin de bilgi, birikim ve desteğiyle oluşan ortak akıl ile birlikte çalışma alanlarına standartlarına reset atıyoruz.

HAN Spaces YK Başkanı Avi Alkaş

“HAN Spaces olarak yeni nesil iş hanlarını yani paylaşımlı ve hazır ofisleri yöneten bir operatör ve çalışma ağıyız. Bu süreçte sağlığa, üyelerimiz ve çalışanlarımızın ofislere dönerken ‘virüs kapar mıyım, aileme bulaştırır mıyım?’ endişesini taşımadan gönül rahatlığıyla çalışabilmesine, şirketlerin bu süreci nasıl yöneteceğine odaklandık ve bir ortak akıl platformu olan Re-Set Workspace’i hayata geçirdik. Yeni dönemde insanı odağına alan, sürdürülebilir, teknolojiye doğru şekilde entegre olan çalışma alanları ve iş kültürü için standartları ortak akıl ile hep birlikte ortaya koymayı, ofislere dönüşün ve ofislerdeki dönüşümün sağlıklı ve verimli olması ile ülkemiz ekonomisine ve insan sağlığına katkıda bulunmayı hedefledik. Bu bağlamda insan kaynakları, mimari, teknoloji ve sürdürülebilirlik gibi farklı alanlarda görüş ve önerilerini bildiren farklı disiplinlerden paydaşlarımızla, akademisyenler ve iş dünyasının liderleri ile bir araya geldik.

Bu süreçte tek merkezin bizim bildiğimiz, kablolarla bağlı, tek tip insan ve iş yapısına göre tasarlanmış konvansiyonel ofis olmadığı anlaşılır oldu. Tek merkeze bağımlı çalışma kavramının sarsılmasıyla ofis içi ve dışındaki düzende köklü değişiklikler bekleniyor. Pandemi öncesinde sürekli konuştuğumuz daha esnek çalışılan bir çalışma hayatı zorluk ve fırsatları ile yaşamımıza daha erken dahil oldu. Z kuşağının iş yaşamına katılması ile ivme alan bu dönüşüm, kurum kültürü ve bağlılık açılarından değişikliklere sebep olacağı gibi, çalışan deneyimi, verimliliği ve motivasyonu konularını da alışılagelmiş standartların ve kalıpların dışına taşıyacak. Tabii bu durum ofislere bundan böyle ihtiyaç duyulmayacağı anlamına gelmiyor. Kararların alındığı, toplantıların yapıldığı, kurumun tüm parçalarını bir arada tutan, şirket kültürünün temeli olan ofisler, öznesi olan insanlar/çalışanlar için format değiştirerek hibrit ve esnek yapılanmalar, farklılaşan mekanlarla zamandan bağımsız olarak daima var olacak.

Esnekliğin ve verimliliğin kurumlar için çok daha değerli bir kavram haline geldiğini görüyoruz. İş gücü esnekliğinin iş yapışta, mekanda, teknolojide, maliyet ve kontratlarda esneklik gibi doğal yansımaları oluşuyor. Bu dönemde şirketler maliyetlerini düşürebilmek ve çalışanların evlerine yakın çalışabilmesi için çalışma alanları konusunda bir planlama ve portföy analizi yapmaya başladı. Belli oranda esnek çalışmaya açık olmak hem fonksiyonel hem de bütçesel faydalar sağlıyor. Ancak cevabı tek tip olmayan pek çok soru var gündemde. Değişim yönetimini nasıl yapacaklar? Esnek çalışmaya hangi departman, hangi kişiler hangi jenerasyonlar uygun? Rotasyonlar nasıl planlanmalı, ofis metrekaresinden ve maliyetlerinden tasarruf etmek mümkün mü gibi sorular var gündemde. Pandeminin getirdiği sağlık kaygıları ve belirsizlik ortamında sürekli bir adaptasyon ile bugünkü iş hayatımıza uyabilen çalışma alanlarının, şirketler açısından da esnek çalışma, uydu ofisler gibi modelleri yönetecek iş çözümlerinin gerekliliği öne çıkıyor. “

Alkaş ayrıca ticari gayrimenkul piyasasına da değinerek ”İstanbul’da 6.500.000 milyon metrekare olan A sınıfı ofis stokunda pandemi öncesinde dahi %30’lara varan boşluk oranları mevcuttu. Bu oran artacaktır. Konvansiyonel ofislerden hem fiziksel hem dijitali, hem geleneksel ofisi hem de esnek çalışmayı içeren Hibrit modellere ve Flex ofislere ciddi bir yönelim olduğunu görüyoruz. Esnek çalışma ve maliyet azaltıcı tedbirler sebebiyle metrekareler azalıp, uydu ofis mantığı geliştikçe binalardaki kiracı ve kullanıcı sayısı çoğalacak. Farklı jenerasyonlardan çoklu kullanıcıların arayışlarına ve hizmet taleplerine yanıt verebilen ofis binalarının cazibesi artacak. Ofisler artık çalışanların zorla gittikleri mekanlar olmayacak, aksine çalışanlar ve şirketler içinde hayat olan, hikayesi olan, insana ve ekosisteme değer veren, sağlıklı, hijyenik ve muhakkak ki depreme dayanıklı binalarda olmak istiyorlar.

Sağlık Bakanlığı Toplum Bilimleri Kurulu Üyesi ve Gazi Üniversitesi Tıp Fakültesi Dekanı, Halk Sağlığı ABD Başkanı, İş ve Meslek Hastalıkları BD Başkanı ve Prof. Dr. Mustafa Necmi İLHAN 8 ayda dünyada 28 milyona yakın kişiyi enfekte eden, 900 binden fazla kişinin yaşamını kaybetmesine neden olan Coronavirüs Pandemisi günlük yaşantımızda olduğu gibi, çalışma ortamımızı da oldukça etkilediğini belirtiyor.

“İş yaşantımızda yerinden ve evden yapılacaklar gibi ayrımlara giden süreç, çevrimiçi iş süreçlerini daha çok ön plana çıkardı. Beden gücü ya da Hekimlikte olduğu gibi yerinde görmek, dokunmak dışında hemen her iş, işyeri, çalışma şekli, süresi tartışılmaya, esnemeye, yeni modellere doğru yönlendi. “İş” te kuşkusuz en önemli öğe işi yapan “İnsan” daha da çok öne çıktı ve artık işin yapılabildiği mutfak, balkon, park, plaj vb her yer “İşyeri” oldu… Süreçte insanı öne koyan, yetişmiş değerleri yitirmeyen kuruluşlar daha ayakta kaldı ve beşeri sermayelerini, toplumdaki algılarını kuvvetlendirdi. Tabi işyeri değişince yeni çalışan sağlığı unsurları söz konusu oldu: Başta bir anda plazadan, ofislerden, hareketli yaşamdan, seyahatlerden eve giden sıkılan bireyler, işin yapılması gereğinin verdiği psikososyal baskıya, dışarı çıkamamaya, rahatlığa (kıyafet, yemek saati, iş yapma saati vs) önce alışamayıp, sonra uyum gösterenler ve gösteremeyenler diye ikiye ayrıldı. Bunun yanında hareketsiz kalma, ergonomik olmayan biçimlerde oturma, çalışma, aşırı ve dengesiz beslenme vb de devreye girince yeni dönemde de “Çalışan Sağlığı ve Güvenliği” yine ön plana çıkmaya başladı. Artık işyerindeki fiziksel/kimyasal etmenlerden öte, işe gidenler için coronavirüs, evdekiler için psikososyal ve ergonomik sorunlar en başta gelen sorunlar olmaya başladı.  Yeni dönemde kişisel haklar ve mahremiyetin korunması ile birlikte cororonavirüs önlemlerini uygulayan işyerleri ve evde de konforu sağlayan işyerleri çalışanın sağlığını ve ailesini koruyan, daha verimli işler yapan kuruluşlar olacak gibi görünüyor. “

PERYÖN – Türkiye İnsan Yönetimi Derneği Yönetim Kurulu Başkanı Berna Öztınaz 

“Pandemi ile birlikte hayatımızın, iş yapış modellerimizin ve bunlara bağlı olarak şirketlerimizin bir değişim ve dönüşüm süreci içerisinde olduğu bir gerçek. Bu dönemde neredeyse bütün çalışanlar süreçleri evlerine taşıdılar. Tüm iş hayatı evlerimize sığabildi. Tüm bunların sonucunda yeni çalışma modellerinin artık hayatımıza yerleştiğini söyleyebiliriz. Şimdilerde ise birçok kurumun hibrit çalışma modellerine geçtiğini ve departmanlarını dönüşümlü olarak ofislere çağırdığını görüyoruz. Ofisler de yeni düzene uyum sağlıyor. Artık teknoloji baş rol oynarken, ofislerin büyüklüğü azalıyor ve ortak çalışma alanlarına daha çok yer veriliyor.

Geçirmekte olduğumuz dönem bize birçok yeni uygulama ve yaklaşımı miras bırakacak gibi görünüyor. Teknoloji ile insanı dengeleyebilen, çevik ve yenilikçi olabilen kurumlar fark yaratıyor. Gelecekte bu yaklaşımları kopyalayan sonra da geliştirerek kullanan pek çok kurum olacak. Teknoloji bu dönemde birbirimizden öğrenme kaslarımızı da güçlendirdiği için, yenilikçi uygulamaların hızla yayıldığını görüyoruz. Hibrit çalışma modelleri, hem maliyet, hem esneklik hem de jenerasyon ihtiyaçlarına karşılık verebilir durumda. Tabi bu dönemde ortaya çıkan yeni, farklı, ilham veren, vizyoner, katılımcı, şefkatli liderlik de ‘çalışan deneyimi’ni de değiştiriyor. Bu sürecin bizi liderle çalışanı birbirine yaklaştıran, sınırları incelten ya da kaldıran bir yeni döneme bağlayacağını umuyoruz”

FutureBright Group Kurucusu Akan Abdula, Re-Set Workspace kapsamında hem anket hem de zoom üzerinden yüzyüze görüşmelerle düzenledikleri İş Dünyası ve Çalışma Alanlarına Yönelik Beklentiler Araştırması ile çalışanların beklentilerini yorumluyor.

“Dizüstü bilgisayarları, cep telefonları ve telekonferanslarla dolu yeni ev hayatlarıyla, bilgi çalışanları yıkılan kalıplar yerine yeni kalıpların, yeni kuralların oturtulması gerektiğini düşünüyor. Tüm bildiğimiz kalıplar yıkılınca, tüm sınırlar da ortadan kalkmış oldu. Önce bunu beyaz yaka çalışanlar avantaj olarak algılasalar da, sınırların olmaması artık kendilerini ciddiye yormaya başladı. Beyaz yakalı çalışanlar sekiz saatlik iş gününün gerçek değerini de sorgular hale geldi ve Covid-19 sonrası şartlarda bir iş gününün yeniden tanımlanması için çağrı yapıyorlar. 8 saat ofiste çalışmanın şartı idi. Yeni şartlarda bu ne olacak sorusu var. Beyaz yakalı çalışanlar evlerindeki programları üzerinde daha fazla kontrol istiyor. Ev kendilerinin evi haliyle ofis de kendilerinin ofisi. Kendilerine verilen eski kontrol seviyeleri kendi evlerinde çalışmayacak. Covid-19 çıkışında şirketler yepyeni motivasyonlarla karşı karşıya kalacaklar. Kontrolü ve gücü paylaşmak zorunda kalacaklar. Artık merkez ofisim burası, buraya geleceksin formülü zor çalışır. Yıllardır örtük bir “ideal çalışan” modeli üzerine inşa edilen ofis sistemler, biraz da kendini daha ideal hale getirmek zorunda kalacak.”

NURUS Yönetim Kurulu Başkanı Güran Gökyay 

“Esnek bir çalışma düzenine geçiyoruz. Yarı zamanlı olarak uzaktan (evden ya da başka yerden), yarı zamanlı da ofiste çalışacağımız bu yeni dönemde, ofis ortamında daha çok sosyalleşme ihtiyacı duyulacak. Evden çalışmanın yarattığı yalnızlık hissini çalışan ofise geldiğinde ortak alanlardaki paylaşım ve temasları ile gidermeyi hedefleyeceği için bundan sonra ofislerde ortak paylaşım ve tartışma alanlarının daha da artacağını ön görüyoruz. Ofis merkezinin kültürün devamlılığı için her zaman olacağını ancak uydu ofislerin ve esnek ofis opsiyonlarının da ön plana çıkacağını düşünüyoruz. 90’lı yıllarda insanlar ofislerde bölmeli alanlarda çalışıyorlardı ve zamanla açık ofis yapısına geçildi. Teknolojinin değişimiyle birlikte, insanların büyük bir kısmının farklı çalışma alışkanlıkları ön plana çıktı. Bu da kapalı ofislerden ziyade açık ofis gibi ortamlara geçilmesine sebep oldu. Bugün ise çalışma modelindeki esnek yapıların ofis ortamındaki fiziksel duruma da etki edeceğini ön görüyoruz. Dönüşümü daha kolay ofis tasarımları, daha renkli ve akıllı tasarımlara sahip mobilyalar, teknolojinin daha da odağında olduğu çözümler. Ayrıca insan sağlığının her zamankinden daha da önem kazandığı bu dönemde biz de doğa dostu ve anti-bakteriyel malzemeler kullanmaya özen gösteriyoruz” dedi.

Etiketler:

Re-Set Workspace, Time to Reset, HAN Spaces, Post Covid, Future is Flex, Flex Space, Future of Work, Paylaşımlı Ofis